Economizar dinheiro e reduzir o impacto dos custos de suprimento de impressão são metas que todas as empresas, independentemente de seu tamanho ou segmento, precisam ter para que possam se estruturar e fazer parte da transformação digital que vivemos atualmente.
O fato é que algumas empresas ainda não têm plena consciência do que está acontecendo, e elas poderiam implementar uma considerável redução de custos se fizessem um controle efetivo dos gastos com impressão.
Mas, por que essa conscientização é importante, e como promovê-la no seu departamento? Acompanhe.
Entendendo os custos de suprimento de impressão
O cenário atual quanto aos gastos relacionados à impressão nos mostra que as empresas invariavelmente imprimem mais do que precisam, e o excesso produzido, cerca de 20% do total de impressão, é frequentemente descartado, gerando um alto custo para as organizações.
Para se ter uma ideia do rombo, o Centro de Economia e Pesquisa de Negócios descobriu que o Reino Unido poderia economizar entre £ 900 milhões e £ 2.100 milhões por ano em custos de impressão.
É muito claro, e não estamos restringindo apenas para o Reino Unido, que, atualmente, não existe um processo de educação nas empresas para garantir que a atividade de impressão seja mais estruturada e controlada.
As empresas devem implementar uma estratégia eficiente de gerenciamento de impressão caso tenham como objetivo projetar um futuro de crescimento e adaptado à atual era digital.
É possível diminuir os custos de suprimento de impressão na sua empresa?
Definitivamente, a resposta é “sim”, e tudo começa por meio de iniciativas em cada departamento. Acredite: pequenas ações servem como pontapé inicial para um processo de redução de custos de suprimento de impressão.
As primeiras reduções podem partir de iniciativas individuais
Além da responsabilidade por parte da gestão das empresas, os primeiros passos para a redução de custos podem ser dados com iniciativas pontuais:
- Use a famosa diretriz “pense antes de imprimir” e nunca imprima e-mails, por exemplo, simplesmente para lê-los.
- Comece a usar a impressão frente e verso e reduza o uso de papel em 50% de uma só vez.
São com pequenas ações de conscientização como essas que as empresas já começam a sentir os primeiros resultados em relação a redução de custos. Entretanto, para ser mais efetivo, a organização precisa estar à frente deste processo.
1. Implemente políticas e práticas de impressão mais eficientes e inteligentes
A implantação de políticas formais e boas práticas de uso de impressão define regras e procedimentos claros a serem adotados por toda a empresa, gerando resultados positivos quanto à redução de custos de impressão.
2. Atualize seus ativos de impressão
Atualmente, o mercado de impressoras e scanners evoluiu consideravelmente, levando às empresas equipamentos mais econômicos quanto ao consumo de suprimentos, gasto de energia e manutenção.
3. Avalie a necessidade dos documentos a serem impressos
A facilidade de enviar um documento para impressão, naturalmente, nos faz imprimir cada vez mais. É preciso avaliar em cada setor o que realmente precisa ser impresso e o que pode ser mantido no formato digital, sem que atrapalhe o processo produtivo da empresa.
4. Adote o Outsourcing de impressão
Adotar a terceirização leva a benefícios que vão além da redução de custos de suprimento de impressão. As empresas ganham em eficiência na logística de impressoras, incluindo otimização de localização e gerenciamento de inventário, e consolidam os custos de impressão e gerenciamento de documentos a serem impressos.
Os serviços de impressão gerenciados com o Outsourcing colocam cada dispositivo sob um contrato mensal de manutenção ou gerenciamento, que inclui todos os suprimentos e peças que possam ser necessários para manutenção. Ainda, são adotadas as melhores práticas de gestão, utilizando softwares especializados para o controle de impressão e identificação dos pontos onde há maior volume de páginas impressas.
Como vimos, controlar os custos de impressão deve fazer parte da estratégia de negócios de qualquer empresa. Dessa forma, as organizações otimizam seus departamentos reduzindo custos e aumentando a eficiência produtiva.
Não perca tempo nem dinheiro: comece agora a diminuir os custos de suprimento de impressão. Descubra como nossas soluções podem ajudá-lo e até a próxima.
