O baixo investimento de aquisição e os custos de suprimentos de impressão considerados acessíveis fazem com que muitas empresas optem por ter em sua estrutura de TI parques de impressão próprios, visando atender aos diferentes setores e às demandas da organização.
Mas, por trás dessa facilidade e aparente baixo investimento, existem outros custos relacionados aos suprimentos de impressão que, normalmente, não são controlados adequadamente e, por isso, não demonstram ter impacto nos orçamentos empresariais.
Entretanto, um controle mais detalhado desses custos revela que gerenciar um parque de impressão pode elevar consideravelmente os gastos, indo além dos custos de suprimentos já conhecidos.
Para entender melhor esse cenário, acompanhe e descubra que é possível reduzir os custos de suprimentos de impressão na sua empresa.
A facilidade leva a gastos desnecessários
O panorama da impressão mudou drasticamente na última década. As impressoras locais de função única deram lugar à nova geração de periféricos multifuncionais em rede, e, com recursos de impressão, fax, cópia e digitalização avançada, esses dispositivos evoluíram para se tornar sofisticados centros de captura e processamento de documentos.
Embora, as impressoras tenham trazido praticidade para o local de trabalho, eles também representam riscos ligados diretamente aos custos financeiros de uma empresa.
Isso tem levado a maioria das organizações a imprimirem todos os dias, sem ter totalmente ciência de quanto estão gastando no gerenciamento de impressão.
Para se ter uma ideia deste volume, de acordo com a CompTIA (Computing Technology Industry Association), associação sem fins lucrativos que fornece certificações profissionais para a indústria de tecnologia da informação, quase 75% dos escritórios imprimem todos os dias.
A realidade tem mostrado que muitas empresas esperam manter ou aumentar seu nível de impressão e digitalização, mas poucas delas sabem o quanto gastam em gerenciamento de documentos.
A mesma pesquisa realizada pela CompTIA mostra, ainda, que alguns executivos acreditam que a impressão é gratuita ou de custo extremamente baixo – um cenário bem preocupante para um ambiente cada vez mais digital.
Quando os custos de suprimentos de impressão vão além
Você está certo em afirmar que os custos de suprimentos de impressão em uma estrutura de impressoras, basicamente, são os gastos de energia, cartuchos ou toner e papel.
Essa constatação, provavelmente, faz uma analogia ao uso residencial desses equipamentos. Entretanto, a infraestrutura de impressão utilizada pelas empresas muda em virtude do alto volume de impressão e do uso de diferentes tipos de documentos.
As estimativas do Gartner, empresa líder mundial em pesquisa e consultoria, mostram que as empresas gastam entre 1% e 3% de sua receita anual em impressão, e apesar dessa alta porcentagem, a maioria delas subestima seus custos de suprimentos de impressão.
Esse é um grande problema, e tem se tornado bem caro.
O custo ambiental também começa a pesar para as empresas
O lixo eletrônico tem transformado a tecnologia da informação em um grande vilão para o meio ambiente. Em muitos países, o descarte inadequado de equipamentos de TI tem levado à poluição e outros impactos ambientais.
Porém, a preocupação com questões ambientais e a criação de políticas de reciclagem e de tratamento de resíduos têm mudado esse cenário, e por isso a conta está chegando para muitas empresas.
Voltamos ao ponto inicial, quando mencionamos o barateamento de impressoras e de suprimentos: apesar de já ser comum a reciclagem de cartuchos e toners, a vida útil desses equipamentos tem levado as empresas a criarem centros de armazenamento de lixo eletrônico.
Associado a esse cenário, temos gastos relacionados à armazenagem, ao tratamento do lixo eletrônico em local adequado e gastos com o descarte, isso sem contar as multas, quando ocorrem incidentes ambientais devido à decomposição do plástico e tinta no ambiente.
Portanto, é possível adicionar ao custo de suprimentos de impressão os gastos ligados à proteção ambiental pelas empresas que decidem por parques de impressão próprios.
Quando o custo de suprimentos de impressão impacta a segurança da informação
Parece estranho pensar que a segurança da informação pode ser considerada um gasto associado aos custos de suprimentos de impressão, certo? Mas a verdade é que a conexão e o compartilhamento de acessos a esses dispositivos em uma rede corporativa têm gerado riscos e incidentes de segurança.
Para se ter uma noção da ameaça, impressoras podem ser a porta de entrada para ataques virtuais e roubo de dados. Então, para minimizar os riscos de ameaças virtuais, é preciso investir em segurança da informação direcionada ao parque de impressão que mais uma vez se converte em custos para as empresas.
O crescimento do Outsourcing de impressão
É diante deste cenário que o Outsourcing de impressão vem sendo amplamente adotado por empresas de diferentes segmentos e tamanhos, servindo como um meio efetivo para gerenciar e reduzir os custos de impressão.
Em um cenário mais crítico, muitas empresas ainda estão desperdiçando dinheiro com processos ineficientes e impressoras diversas e envelhecidas. Geralmente, isso acontece porque os gestores não percebem o que pode ser feito para cortar custos e atualizar o fluxo de trabalho, usando a nova geração de dispositivos, com menor consumo de energia e de suprimentos.
As empresas fornecedoras do Outsourcing de impressão ajudam as organizações a comprarem impressoras, suprimentos, manutenção e suporte em um contrato contínuo com tudo incluído, classificado como despesa operacional, em vez da necessidade de grandes investimentos de aquisição.
O Outsourcing de impressão é uma parte da mudança natural em direção aos serviços que estão dominando todo o mercado de TI e otimizando os investimentos das empresas em tecnologia.
E o seu negócio, vai ficar de fora? Como são tratadas as questões relacionadas aos custos de suprimentos de impressão na sua empresa? Conte pra gente pelos comentários e até a próxima.
